dinsdag 29 januari 2013

5 do's voor een succesvol event

In het FD van zaterdag stond een artikel over het organiseren van events en de do's en don'ts. Het is een bevestiging van de ontwikkeling in de organisatie van seminars tijdens het ABN AMRO WTT die vorig jaar is ingezet. ABN AMRO heeft toen meer nadruk gelegd op de inhoud van de seminars. Voor de 2013-editie van het seminarprogramma zijn we een paar stappen verder gegaan.  Wat hebben we dit jaar anders gedaan dan voorgaande jaren? Onze 5 do's:

  • Goed nagedacht over de relevantie van de onderwerpen en het centrale thema. Wat houdt ondernemers bezig? Worden ondernemers hierdoor geboeid? Zijn ze bereid hier een hele of een halve dag aan op te offeren?
  • Wat willen we bereiken? De bezoeker moet er voordeel van hebben. Anders had hij zijn tijd beter aan zijn onderneming kunnen besteden.
  • Wie kan het verhaal het beste brengen? Sprekers zijn geen doel op zich, maar een middel om de boodschap over te brengen.
  • Hoe gaan we ondernemers (al dan niet bezoekers) betrekken bij de inhoud van het seminar. We zijn in een zo vroeg mogelijk stadium in gesprek gegaan via WTTInsights. Reacties en meningen zijn weer input voor het programma zelf.
  • Om de betrokkenheid van bezoekers zo groot mogelijk te maken is de afstand tot de sprekers zo klein mogelijk gehouden.


Uitgangspunt daarbij was dat de inhoud niet alleen interessant was voor de genodigden, maar in principe voor alle bedrijven en ondernemers. Resultaat was dat  rond de seminars er een geheel nieuw communicatieplan is ontwikkeld waarbij bij de opzet van het programma is uitgegaan van niet alleen communicatie tijdens, maar ook voorafgaand aan en na afloop van de bijeenkomsten. Maar nog belangrijker was dat het programma op een andere manier tot stand is gekomen.

Centraal thema en relevantie
Allereerst is afgestapt van het idee dat elke afdeling zijn of haar wensen naar eigen inzicht kon uitwerken. In 2013 is gekozen voor een centraal thema "Concurreren" waar alle seminars aan zijn gelinkt. We wilden hiermee zo relevant mogelijk content aanbieden om er zeker van te zijn dat we volle zalen zouden hebben.

Doel
Vervolgens is gekeken wat we met de bijeenkomsten wilden bereiken; we wilden een actie bij de bezoekers teweeg brengen. Wat gaat een ondernemer de volgende dag anders doen naar aanleiding van een bezoek aan jouw seminar?

Boodschap belangrijker dan de boodschapper
Hiervoor is het wel noodzakelijk dat je de juiste mensen de juiste verhalen laat vertellen. Dat hoeven niet altijd grote namen te zijn. Dat kan zelfs minder effectief zijn, wanneer de toehoorders het verhaal  van zo'n autoriteit kritiekloos accepteren.

Interactie
Daarom is er ook voor een andere zaalindeling gekozen. Een centraal podium met daarom heen de bezoekers. We willen hiermee minder afstand tot de doelgroep creëren en laten zien dat we middenin hun wereld willen staan. Bovendien bevordert het een dialoog. Hoe vaak is het niet voorgekomen dat na de obligate vraag na afloop van de paneldiscussie het angstvallig stil bleef?

Bovenstaande 5 do's zijn geen garantie voor succes, maar in ieder geval noodzakelijk om de bezoeker er van te verzekeren dat hij een goede keuze heeft gemaakt om naar één van onze seminars te komen.






Geen opmerkingen:

Een reactie posten